GUIDE / 文書作業
PDFの容量が大きいときの確認順
容量制限を確認してから、画像と書き出し設定を見直す。
文書ラボ編集部 · 2026年10月29日
まず提出先の上限を確認
「5MB以下」などの上限は提出先によって違います。ファイルのプロパティで実際のバイト数を確認し、余裕を持って小さくします。MBとMiBの違いにも注意してください。
画像が多い文書は元データから
写真を必要なサイズに縮小してからPDFを書き出すと、読みやすさを保ちやすくなります。圧縮後は細かな文字、図の凡例、QRコードが読めるか確認します。
容量を下げる前に残しておくもの
原本を複製し、圧縮前の容量を記録します。提出上限だけでなく、カラー指定・解像度・PDF形式などの指定がないか確認してください。提出先の指定があれば、一般的な圧縮の目安よりそちらを優先します。
順番に試す手順
①無料ツールで容量を確認。②元のWord等があれば不要な画像や空白ページを整理。③写真を含む場合は元データの画像サイズと書き出し設定を見直す。④必要な場合だけ圧縮を試す。⑤別名保存して開き直す。毎回上書きすると、読みやすさを失った段階に気づいても戻せなくなります。
5MB制限を考える例
以下は計算例で、製品の測定結果ではありません。8MBのファイルを5MB以下にするなら、元の62.5%以下、つまり37.5%以上の容量削減が必要です。ただし必ずこの割合まで圧縮できるわけではありません。数値が下がっても、細字や図表が読めなければ提出用には使えません。
圧縮しても足りない場合
テキスト中心のPDFは画像中心のPDFほど容量を減らせない場合があります。分割提出が認められるか、別の提出方法があるかを先に確認します。確認なしでページ削除や内容省略を行わないでください。